Terminkoordination

Ist ein Outsourcing der Terminkoordination sinnvoll?

In Deutschland genießt es einen eher schlechten Ruf, in anderen Ländern ist es ganz normal: Alles, was nicht mit dem Kerngeschäft zu tun hat, wird outgesourct. Outsourcing verspricht finanzielle Einsparnisse, der Arbeitsablauf innerhalb des Unternehmens soll effizienter sein, dazu kommt der gute Service. Viele Vorteile der Auslagerung von Diensten stehen offenbar wenigen Nachtteilen gegenüber. Warum nur mag man in Deutschland trotzdem das Outsourcing nicht?
Terminkoordination durch Büroservice

Keine klare Verantwortlichkeit

Es stimmt schon: Wenn unwichtige Geschäftsbereiche wie beispielsweise die Reinigung der Fertigungshallen, die betriebsinternen IT-Systeme oder der Telefondienst nach Feierabend in Subunternehmen ausgelagert werden, dann bleibt im eigenen Unternehmen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Und nicht nur das: Das benötigte Personal für Botengänge, Telefonservice, Reinigungsdienste und dergleichen muss weder selbst ausgewählt und eingestellt, noch eingearbeitet werden. Outsourcing verspricht professionelle Arbeit bei geringem Aufwand. Denn immerhin werben die entsprechenden Unternehmen damit, dass die übertragenen Arbeiten von Profis erledigt werden.

Es ist nun aber auch so, dass ein Unternehmen für das, was outgesourct wurde, nicht mehr wirklich in der Verantwortung steht. Man zahlt immerhin einen Dienstleister dafür, diese Tätigkeit zu übernehmen, und zwar gut zu übernehmen. Ob das nun immer klappt, ist eine andere Frage. Derzeit ist es wohl so, dass die Hälfte ausgelagerten Dienste doch wieder selbst erledigt wurde. In manchen Fällen hat der Service einfach nicht gestimmt, in anderen Fällen wurde die Betriebsführung aufgrund der vielen beteiligten Unternehmen zu kompliziert. Gerade im Bereich IT kann es vorkommen, dass plötzlich nicht mehr mit einem System, sondern mit vielen gearbeitet wird, und das ist dann eher das Gegenteil von Effizienz.

Bürodienste lassen sich recht leicht auslagern

Terminkoordination

Terminkoordination

Natürlich ist die persönliche Sekretärin, die sowohl über den Terminkalender als auch über die Abrechnungen herrscht, immer noch der absolute Traum aller Manager. Sie stand schließlich jahrzehntelang bereit, um mehrsprachig Korrespondenz zu erledigen, und alle wichtigen Papierarbeiten zu übernehmen. Diese Zeiten sind vorbei. Die Buchung der Dienstreise erledigt das Reisebüro, die Rechnungen gehen an ein Finanzunternehmen und die Korrespondenz wird an ein Übersetzungsbüro weitergeleitet. Wie schaut es mit dem Terminkalender aus? Auch die Terminkoordination kann ausgelagert werden. Der Büroservice24 stellt von der Bestellannahme über Buchungen bis hin zur Durchstellung von Anrufen alles auf die Beine, was ein Telefonservice zu bieten hat. Auch die Terminkoordination.

Outsourcing im Notfall

Fällt Personal aus, sei es aufgrund von Krankheit, Mutterschutz oder eines anderen nicht immer vorhersehbaren Ereignisses, kann so ein Büroservice gute Arbeit leisten. Die Kosten halten sich tatsächlich in Grenzen, das Telefon ist professionell besetzt, und natürlich steht der Telefondienst auf Absprache auch außerhalb der eigentlichen Geschäftszeiten zur Verfügung. Das ist insofern angenehm, als dass die permanente Erreichbarkeit, die normalerweise verlangt wird, mit diesem Service umgangen werden kann. Und zwar auf eine durchaus charmante Art und Weise:

  • Der Service leidet nicht, Kundschaft wie Geschäftspartner haben grundsätzlich einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin am Telefon.

Warum also nicht die Termine über einen ausgelagerten Dienst koordinieren lassen?

Nachteile ergeben sich dann, wenn die gebotenen Dienste mit den eigenen Anforderungen nicht übereinstimmen, die Qualität leidet aufgrund der Service-Auslagerung und das Unternehmen sich so stark abhängig gemacht hat, dass es mehr oder weniger handlungsunfähig wird. Die Qualität des Services ist also ausschlaggebend. Ein guter Büroservice stellt Akademiker/-innen ein, die sowohl die fachliche Übersicht als auch die sprachliche Kompetenz haben, diese Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen.

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